Χρήσιμες Συμβουλές

Πώς να εκφράσετε την άρνησή σας να συμμετάσχετε σε μια εκδήλωση σε μια επιχειρησιακή επιστολή

Pin
Send
Share
Send
Send


Έχετε ποτέ προσκληθεί σε ένα δείπνο που δεν θέλατε να πάτε; Έχει συμβεί ποτέ ότι ένας φίλος σας κάλεσε σε κάποιο γεγονός που σίγουρα θα αγνοούσατε σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση; Αν είχατε τέτοιες καταστάσεις, τότε εσείς οι ίδιοι γνωρίζετε πόσο δύσκολο είναι να απορρίψετε μια πρόταση. Φυσικά, η αποδοχή μιας πρόσκλησης είναι ένας καλός τρόπος για να αναπτύξετε περαιτέρω τις σχέσεις σας (με το τίμημα να βγείτε από τη ζώνη άνεσής σας), αλλά μερικές φορές η άρνηση γίνεται η μόνη πραγματική λύση για όσους είναι πολύ απασχολημένοι ή δεν θέλουν να πάνε για προσωπικούς λόγους.

Δυσκολίες στη σύνταξη επιστολών απόρριψης

Ο ευκολότερος τρόπος για να διατυπώσετε μια ευγενική άρνηση είναι αν δεν ενδιαφέρεστε για τη διατήρηση των επιχειρηματικών σχέσεων με τον παραλήπτη. Σε αυτή την περίπτωση, αρκεί να τηρήσετε έναν επιχειρησιακό τόνο και να βασιστείτε στους βασικούς κανόνες για τη σύνταξη επιστολών απόρριψης. Αν έπρεπε να «ανταποκριθείτε» στη μαζική αλληλογραφία, τότε η εργασία απλοποιείται ακόμα περισσότερο: πιθανότατα, η επιστολή απάντησής σας δεν θα διαβάσει καν.

Αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, η συγγραφή μιας επιχειρησιακής επιστολής μετατρέπεται σε μια προσεκτική επιλογή λέξεων που επιτρέπουν να εκφράζεται η μέγιστη λύπη στο πλαίσιο του επιχειρηματικού λεξιλογίου. Αυτές περιλαμβάνουν τις ακόλουθες περιπτώσεις:

  • Είστε σε αλληλογραφία με έναν πιθανό εταίρο, αλλά πρέπει να αρνηθείτε για αντικειμενικό λόγο. Πρέπει να εκφράσετε μια άρνηση, μεταφέροντας ταυτόχρονα το ενδιαφέρον για την έγκαιρη έναρξη της συνεργασίας. Δεδομένου ότι από έξω, αυτά τα μηνύματα μπορεί να φαίνονται αμοιβαία αποκλειστικά, είναι δύσκολο να επιλέξετε τη σωστή διατύπωση.
  • Συμφωνείτε με έναν τακτικό συνεργάτη και δεν θέλετε να δημιουργήσετε μια αρνητική εντύπωση. Σκοπεύετε να συνεχίσετε τη συνεργασία, αλλά γνωρίζετε ότι η συμμετοχή σας στην εκδήλωση θα είναι σημαντική για τον εταίρο. Πρέπει να διατυπώσετε μια άρνηση για να μεταφέρετε αυτή την κατανόηση, δείχνοντας έτσι ενδιαφέρον για την επιχειρηματική επιτυχία ενός εταίρου. Ταυτόχρονα, οι λόγοι σας πρέπει να ακούγονται αρκετά πειστικοί.
  • Συμφωνείτε με τον "ζωντανό" παραλήπτη και γνωρίζετε ότι η επιστολή σας θα διαβαστεί προσεκτικά. Δεν έχετε αντικειμενικούς λόγους για τους οποίους αρνείστε να συμμετάσχετε, αλλά δεν υπάρχει λόγος να συμφωνήσετε. Ταυτόχρονα, θέλετε να διατηρήσετε τη θέση του ανταποκριτή σας.
  • Ανταναφέρετε με έναν σημαντικό παίκτη στην επαγγελματική σας θέση ή έναν εκπρόσωπο μιας δημοφιλούς έκδοσης. Είστε αναγκασμένοι να αρνηθείτε, αλλά δεν θέλετε να χαλάσετε τη φήμη σας.

Κάθε μια από αυτές τις καταστάσεις είναι δυνητικά επικίνδυνη για την επιτυχία σας. Αλλά μια καθαρά γραπτή επιχειρηματική επιστολή για την άρνηση συμμετοχής στην εκδήλωση θα βοηθήσει ειλικρινά να προειδοποιήσει για τη θέση σας, χωρίς να επιδεινώσει την τρέχουσα κατάσταση. Μπορεί να μην ενισχύσετε τη σχέση σας με τον σύντροφό σας με αυτόν τον τρόπο - αλλά δεν θα τους καταστρέψετε. Οι αποτυχίες είναι συνήθης πρακτική στον επιχειρηματικό κόσμο. Όσο πιο γρήγορα μαθαίνετε να τα παρουσιάζετε σωστά, τόσο το καλύτερο.

Πώς να εκδώσετε μια επιστολή απόρριψης;

Λεπτομέρειες για κάθε επαγγελματική επιστολή με επίσημη άρνηση αντιστοιχούν στις συνήθεις λεπτομέρειες για μια επιχειρησιακή επιστολή μιας εταιρείας. Εάν στέλνετε επιστολή μέσω ταχυδρομείου ή φαξ, βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με τους ακόλουθους κανόνες:

  • Γράψτε την απάντηση μόνο στο επιστολόχαρτο της επιχείρησης.
  • Βεβαιωθείτε ότι η άρνηση έχει πιστοποιηθεί είτε από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο είτε από άτομο με την κατάλληλη εξουσιοδότηση.
  • Βεβαιωθείτε ότι καταχωρίσατε την άρνηση έτσι ώστε να έχει επίσημη ισχύ.

Αν στείλετε μια αποποίηση ευθυνών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε η κεφαλίδα έχει μεγάλη σημασία. Σας επιτρέπει να κάνετε μια πρώτη εντύπωση από το γράμμα, και από πολλές απόψεις θέτει τη διάθεση για ανάγνωση. Εάν είστε βέβαιοι ότι η απάντησή σας θα διαβαστεί και σχεδιάσετε περαιτέρω επιχειρηματικές σχέσεις με τον παραλήπτη, τότε προσπαθήστε να αποφύγετε την αρνητική διατύπωση στην επικεφαλίδα. Είναι πιθανό ότι ο ανταποκριτής σας δεν θα έχει την επιθυμία να ανοίξει μια επιστολή με τον τίτλο της φόρμας "Άρνηση συμμετοχής στην εκδήλωση", οπότε είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε μια πιο ουδέτερη επιλογή. Για παράδειγμα: "Σχετικά με την εκδήλωση", "Σχετικά με τη συμμετοχή στο σεμινάριο" και ούτω καθεξής.

Περιεχόμενο της αποποίησης ευθυνών

Προκειμένου να εκφράσει ευγενικά μια άρνηση συμμετοχής σε μια εκδήλωση σε επαγγελματική επιστολή, είναι απαραίτητο να τηρούνται όλοι οι κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας. Φροντίστε να ξεκινήσετε επικοινωνώντας, εστιάζοντας στα δεδομένα που αναφέρονται στην πρόσκληση. Εάν γνωρίζετε το όνομα και το όνομα του ανταποκριτή, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χαιρετισμό της φόρμας:

Αγαπητέ Νικολάι Νικολάεβιτς!

Συμβαίνει επίσης ότι μόνο το επώνυμο και τα αρχικά του αποστολέα είναι γνωστά. Σε αυτή την περίπτωση, αξίζει να περιοριστούμε στο επώνυμο και την επιχειρηματική διεύθυνση που υιοθετήθηκε στη Ρωσία (κ., Κα.):

Αγαπητέ κύριε Νικολέεφ!

Τα αρχικά δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται: δεν φαίνονται μόνο παραπλανητικά, αλλά και αδυσώπητα. Αν το μήνυμα στάλθηκε εξ ονόματος της εταιρείας και δεν είναι γνωστό τίποτα για τον παραλήπτη, τότε χρησιμοποιείται η γενική "γενική" διεύθυνση "Αγαπητοί Κύριοι!" Αυτό αρκεί για να εκφράσει τον σεβασμό, ελλείψει άλλων δεδομένων.

Ακόμη και αν απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, φροντίστε να ειδοποιήσετε τον αποστολέα για την ακριβή παραγγελία που σας έχει σταλεί. Μπορείτε να συμπληρώσετε τα στοιχεία αυτά με δύο τρόπους: είτε να κάνετε μια σύνδεση με το αίτημα σε ξεχωριστή απαίτηση με τον αριθμό και την ημερομηνία της επιστολής (συνήθως αυτές οι λεπτομέρειες υπάρχουν σε γενικές επίσημες φόρμες) είτε να δώσετε αυτά τα στοιχεία στην αρχή της προσφυγής. Εάν έχετε επιλέξει τη δεύτερη μέθοδο, τότε το γράμμα πρέπει να ξεκινά με τις ακόλουθες γραμμές:

Σε απάντηση της επιστολής σας της 02/01/2017 αρ. 341 σας ενημερώνουμε ότι ...

Συνιστάται να μην αναφέρετε την απόρριψη "επικεφαλής", ειδικά αν έχετε εισάγει τα στοιχεία της επιστολής στις λεπτομέρειες. Οι πρώτες γραμμές πρέπει να έχουν θετικό περιεχόμενο. Μπορείτε να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας για την προσκληθείσα πρόσκληση και να σημειώσετε τις μοναδικές ευκαιρίες που σας παρασχέθηκαν από τον παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε την επιστολή με ευγενική απογοήτευση ότι η πρόσκληση, παρά το γεγονός ότι ήταν επιθυμητή, θα πρέπει να απορριφθεί για αντικειμενικούς λόγους. Για να διευκολυνθεί η εργασία, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με τις "καθολικές" φράσεις, οι οποίες στο μέλλον μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με την κατάσταση:

Σας ευχαριστώ για την εξαιρετικά ενδιαφέρουσα προσφορά, αλλά δυστυχώς ...

Εκτιμούμε ιδιαίτερα την πρόσκλησή σας και προσβλέπουμε στην περαιτέρω συνεργασία ...

Σας ευχαριστούμε για την ευκαιρία να συμμετάσχετε ...

Δυστυχώς, δεν έχουμε την ευκαιρία να συμμετάσχουμε στην εκδήλωση σε σχέση με ...

Η ένδειξη ενδιαφέροντος για εταιρική σχέση είναι απαραίτητη. Ακόμη και αν δεν σκοπεύετε να έχετε επιχειρηματικές σχέσεις με έναν ανταποκριτή, εκφράστε την επιθυμία να ενισχύσετε τις επιχειρηματικές σχέσεις. Αυτός είναι ο βασικός κανόνας της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας: Όλοι όσοι σας έστειλαν μια επιστολή πρόσκλησης αξίζουν την προσοχή σας. Η αποτυχία είναι ένα καθημερινό περιστατικό και δεν μετράει για προσβολή. Αλλά η μη τήρηση των στοιχειωδών κανόνων ευγένειας μπορεί να βλάψει σημαντικά τη φήμη σας, ειδικά αν απαντήσετε με όλους τους επιχειρηματικούς ανταποκριτές κατ 'αυτόν τον τρόπο.

Δείξτε ενδιαφέρον σε κάθε βήμα. Αν στην πρόσκληση επισυνάφθηκαν πρόσθετα αρχεία, σημειώστε ότι τα έχετε διαβάσει:

Εξετάσαμε λεπτομερώς την πρόταση που υποβάλατε ...

Εξετάσαμε προσεκτικά τα υποβληθέντα έγγραφα ...

Μόνο αφού εκδηλωθούν όλα τα θετικά μηνύματα, συμπεριλαμβανομένης της ευγνωμοσύνης για το ενδιαφέρον που παρουσιάζεται, μπορούμε να προχωρήσουμε στον λόγο της άρνησης. Πρέπει να δηλώνεται χωρίς διακοπή: δείχνει το ενδιαφέρον σας σε περίπτωση που απορρίπτετε και σας επιτρέπει να δείξετε για άλλη μια φορά σεβασμό στον ανταποκριτή.

Αφού ακολουθήσετε όλες τις διατυπώσεις, πρέπει να ολοκληρώσετε το επόμενο θετικό μήνυμα. Αναφέρετε ότι θα προσβλέπουμε σε περαιτέρω συνεργασία (νέες εκδηλώσεις, ευκαιρίες κ.λπ.). Έτσι για άλλη μια φορά "γλυκαίνετε" το χάπι της αποτυχίας και μεταφέρετε την επιθυμία να διατηρήσετε τις επιχειρηματικές σχέσεις.

Pin
Send
Share
Send
Send